Tilinpäätöksen sähköinen allekirjoitus – näin se tehdään ja mitä PRH vaatii

Tilinpäätöskaudella sama kysymys nousee esiin joka vuosi tilitoimistossa ja hallituksen kokouksessa: pitääkö hallituksen jäsenten ja toimitusjohtajan matkustaa saman pöydän ääreen kirjoittamaan nimensä paperille, vai riittääkö sähköinen allekirjoitus? Kysymys on erityisen ajankohtainen silloin, kun hallituksen jäsenet asuvat eri paikkakunnilla tai kun yksi henkilö istuu useamman yhtiön hallituksessa ja allekirjoitettavia tilinpäätöksiä kertyy kymmeniä samaan aikaan. Vastaus on yksinkertainen, mutta sen taustalla on syytä tuntea muutama laki.

Mitä laki vaatii tilinpäätöksen allekirjoitukselta

Kirjanpitolain (KPL) 3 luvun 7 §:n mukaan tilinpäätös on päivättävä ja allekirjoitettava. Osakeyhtiössä allekirjoittajina ovat hallituksen jäsenet ja toimitusjohtaja, jos yhtiöllä on sellainen; henkilöyhtiöissä vastuunalaiset yhtiömiehet. Laki ei ota kantaa allekirjoituksen tekniseen toteutustapaan – se edellyttää vain, että allekirjoitus on olemassa ja että se yksilöi allekirjoittajan ja päiväyksen, jolloin tilinpäätös on vahvistettu.

Tämä on tärkeä huomio: kirjanpitolaki ei vaadi käsin kirjoitettua nimikirjoitusta eikä mainitse mitään tiettyä allekirjoitustekniikkaa. Kun tähän yhdistetään eIDAS-asetus (910/2014) ja laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisestä allekirjoittamisesta (617/2009), sähköinen allekirjoitus on kelvollinen tapa täyttää kirjanpitolain vaatimus, kunhan allekirjoittaja on tunnistettu luotettavasti ja allekirjoitustapahtuma on jäljitettävissä jälkikäteen.

Miksi sähköinen allekirjoitus täyttää vaatimuksen

eIDAS-asetus säätää, ettei sähköistä allekirjoitusta voida hylätä oikeudellisena todisteena pelkästään sen sähköisyyden perusteella. Kun allekirjoittaja tunnistetaan vahvalla sähköisellä tunnistamisella – pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella Suomen luottamusverkoston kautta – syntyy eIDAS-asetuksen mukainen kehittynyt sähköinen allekirjoitus. Se on laillisesti pätevä ja sitova, ja tunnistustapahtuma tallennetaan rekisteröidyn tunnistuksen välityspalvelun allekirjoittamana todisteena.

Käytännössä hallituksen jäsenen tai toimitusjohtajan ei tarvitse enää kirjoittaa nimeään paperille ja skannata tai postittaa sitä tilitoimistolle. Tunnistautuminen ja allekirjoitus tapahtuvat suoraan selaimessa, ilman erillistä ohjelmaa tai tiliä, ja allekirjoitustapahtumasta jää talteen todiste: kuka allekirjoitti, milloin ja millä tunnistautumistavalla.

Näin tilinpäätös allekirjoitetaan käytännössä

1. 01

   Lataa tilinpäätös PDF-muodossa

   Tilinpäätös ja mahdollinen toimintakertomus ladataan valmiina PDF-tiedostoina, sellaisina kuin ne on laadittu kirjanpito-ohjelmassa. eSinetti ei muokkaa asiakirjan sisältöä, ainoastaan lisää allekirjoitussivun ja sinetin.

2. 02

   Lisää allekirjoittajat

   Jokaiselle hallituksen jäsenelle ja toimitusjohtajalle lisätään nimi, sähköposti ja rooli, esimerkiksi "Hallituksen puheenjohtaja" tai "Toimitusjohtaja". Kaikki saavat oman, henkilökohtaisen linkin.

3. 03

   Jokainen tunnistautuu ja allekirjoittaa

   Allekirjoittaja avaa linkin, tunnistautuu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella ja allekirjoittaa – samalla istunnolla myös muut hänelle avoimet asiakirjat, kuten hallituksen kokouksen pöytäkirjan.

4. 04

   Valmis tilinpäätös kaikille

   Kun kaikki nimetyt allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet, tilinpäätös sinetöidään ja aikaleimataan, ja lopullinen versio lähtee sähköpostitse kaikille osapuolille ja kierroksen luoneelle tilitoimistolle.

Koko prosessi vie tyypillisesti vain sen ajan, jonka allekirjoittajilta menee linkin avaamiseen ja tunnistautumiseen – ei enää postin kulkuun tai yhteisen tapaamisajan sopimiseen. Tilitoimiston näkökulmasta tämä tarkoittaa, että tilinpäätöskauden pullonkaula siirtyy pois postituksesta ja manuaalisesta seurannasta: kierroksen tila näkyy reaaliajassa, ja muistutukset lähtevät automaattisesti niille, jotka eivät ole vielä allekirjoittaneet.

Hyväksyykö PRH sähköisesti allekirjoitetun tilinpäätöksen

PRH ottaa vastaan sähköisesti allekirjoitetut tilinpäätökset. Tilinpäätös toimitetaan rekisteröitäväksi PRH:n omien ohjeiden mukaisesti, eikä allekirjoitustapa – sähköinen tai käsin kirjoitettu – ole tässä ratkaiseva, kunhan tilinpäätös on asianmukaisesti päivätty ja allekirjoitettu ennen toimittamista.

Sama periaate koskee käytännössä myös pankkeja ja muita tahoja, jotka vastaanottavat tilinpäätöksiä esimerkiksi rahoitushakemuksen liitteenä: vahvalla tunnistautumisella allekirjoitettu asiakirja hyväksytään yleisesti, mutta erityisen tärkeissä tilanteissa kannattaa aina varmistaa vastaanottajan oma käytäntö etukäteen, sillä käytännöt vaihtelevat organisaatioittain.

Mitä tapahtuu allekirjoituksen jälkeen

Sinetöity tilinpäätös ja siihen liitetty allekirjoitussivu muodostavat yhdessä todisteen siitä, että asiakirjaa ei ole muutettu allekirjoituksen jälkeen: jos tiedostoa yritetään muokata, sinetti paljastaa sen. Alkuperäinen ja sinetöity tiedosto säilytetään palvelussa tenantin valitseman ajan, ja tiivisteet sekä allekirjoitustapahtumien tiedot säilyvät pysyvästi riippumatta siitä, kuinka kauan itse PDF-tiedosto on tallessa. Tämä tekee jälkikäteisestä tarkistamisesta – esimerkiksi verottajan tai tilintarkastajan pyynnöstä – yksinkertaista.

Yksi tunnistautuminen, monta asiakirjaa

Tilinpäätöskaudella samalla hallituksen jäsenellä on usein allekirjoitettavana useampi asiakirja: tilinpäätös, hallituksen kokouksen pöytäkirja ja mahdollisesti myös seuraavan tilikauden talousarvion hyväksyntä. eSinetissä yksi tunnistautuminen riittää kaikkiin samalla kertaa avoinna oleviin asiakirjoihin, myös silloin kun sama henkilö istuu useamman yhtiön hallituksessa. Tämä on erityisen hyödyllistä tilitoimistoille, joissa sama hallituksen jäsen saattaa allekirjoittaa useamman asiakasyhtiön asiakirjoja samana päivänä – aiemmin tämä on tarkoittanut montaa erillistä paperinippua, nyt yhtä linkkiä.

Käytännön esimerkki havainnollistaa hyödyn: hallituksen jäsen, joka istuu kolmen eri asiakasyhtiön hallituksessa, saa tilinpäätöskaudella tavallisesti kolme erillistä pyyntöä eri asiakirjoista eri aikaan. Kun kaikki kolme yhtiötä käyttävät samaa allekirjoituspalvelua, henkilö näkee tunnistautumisen jälkeen kaikki hänelle osoitetut avoimet asiakirjat kerralla ja voi allekirjoittaa ne yhdellä istunnolla – ilman, että hänen tarvitsee muistaa, mistä yhtiöstä mikäkin pyyntö tuli.

Entä jos tilinpäätökseen pitää tehdä muutos allekirjoituksen jälkeen?

Sinetöityä asiakirjaa ei voi muokata jälkikäteen ilman, että muutos tulee näkyviin – juuri tämä on sinetin tarkoitus. Jos tilinpäätökseen huomataan tarvittavan korjaus allekirjoituksen jälkeen, oikea tapa on laatia korjattu tilinpäätös uudelleen ja käynnistää sille uusi allekirjoituspyyntö. Aiempi, virheellinen versio ja sen allekirjoitustiedot jäävät silti tallelle audit trailiin, mikä on tilitoimiston kannalta hyvä asia: jokaisesta versiosta on jäljitettävä historia.

Mitä tilinpäätöksen allekirjoittaminen maksaa

Hinnoittelumalli määräytyy organisaatiotyypin mukaan. Tilitoimisto maksaa aktiivisten asiakasyhtiöiden määrästä, ja kaikki tilinpäätösten ja pöytäkirjojen allekirjoitukset sisältyvät hintaan – tilinpäätöskauden ruuhkahuippu ei siis näy laskulla. Muut organisaatiot maksavat toteutuneista allekirjoituksista ilman kuukausimaksua. Kummassakaan ei ole käyttäjärajoja. Tarkat hinnat ja laskuri löytyvät hinnoittelusivulta.

Usein kysytyt kysymykset